Nachrichten schreiben, Nachrichten lesen – Gut gemeint, aber schlecht verstanden… Wie beim Spiel „Stille Post“ besteht auch beim geschriebenen Wort Potential für manches Missverständnis.
Das Nachfragen bei E-Mails ist immer ein länger dauernder Prozess, wenn man etwas nicht verstanden hat. Im direkten Gespräch kann man auf verschiedene zusätzliche Elemente der Kommunikation Rücksicht nehmen, wie z.B. Körpersprache oder Tonfall, man hat sofort die Möglichkeit Unklarheiten zu beseitigen.
Eine meist lockere Wortwahl kann unter Geschäftspartner schnell die Stimmung trüben, während zwischen lockeren Kollegen eine zu korrekte Schreibweise genauso unklar gedeutet werden kann.
Hier ein paar Grundlagen für die Kommunikation per E-Mail.
Ein „Betreff“, der trifft!
Schon im Bereff sollte klar erkennbar sein, worum es geht! Bedenken Sie, dass man vor allem auf mobilen Endgeräten meist nur den Absender und den Betreff sieht. Daher sollte man hier schon kurz und prägnant kommunizeren.
Mit einem präzisen Betreff lässt sich eine Nachricht
- schnell zuordnen,
- leicht wiederfinden,
- meist ohne gelesenen Inhalt schon verstehen, und vor allem
- flotter beantworten.
Höflichkeit ist oberstes Gebot!
Grüßen Sie immer am Anfang und am Ende der Nachricht. D.h., kommunizieren Sie wie bei einem normalen Gespräch.
Bedenken Sie vor allem bei einem E-Mail-Erstkontakt, dass auch hier gilt: „Der erste Eindruck zählt!“
Höflich zu sein, sollte eigentlich eine Grundeinstellung im Schriftverkehr sein. Viele Unternehmen haben diesbezüglich sogar schon Zahlungserinnerungen oder Mahnschreiben mit anderem Wortlaut versehen, um die „Schuldner“ auf freundliche Art und Weise zur Zahlung zu animieren.
Achten Sie daher immer auf Ihre Wortwahl und wählen Sie nach der Anrede sog.
"lächelnde Einstiegssätze"
wie z.B.
- vielen Dank für Ihre Nachricht! (ev. E-Mail|Anfrage|Ihren Hinweis)
- danke für Ihr Interesse an …
- gerne beantworte ich Ihr E-Mail vom…!
- sehr gerne sende ich Ihnen …
- ich helfe Ihnen gerne weiter.
- es freut mich, wieder von Ihnen zu hören/lesen!
- herzlichen Dank für Ihre rasche Antwort!
- über Ihre Antwort habe ich mich sehr gefreut.
- ich freue mich über Ihre Rückmeldung zu meinem E-Mail.
- danke für Ihre aufmerksame Beobachtung!
- danke für Ihre Richtigstellung!
- ja, Sie haben vollkommen recht!
Falls erforderlich, beginnen Sie den Text mit einer Entschuldigung wie z.B.
- bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort.
Wie schon erwähnt, schreiben Sie den Einstiegssatz nach der Anrede. Doch welche Anrede ist demnach passend?
Beispiele für Anreden
- Sehr geehrter Herr…|Sehr geehrte Frau…
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Hallo Frau/Herr… (wenn man miteinander schon vertraut ist)
- Liebe Frau…|Lieber Herr…
Je nach Land (vor allem in Österreich) kann und wird auch der Akademische bzw. Berufstitel bei der Anrede mitverwendet. Dies hat sich allerdings in den letzten Jahren immer mehr zurückentwickelt.
Prinzipiell gilt:
Amtstitel (je nach Funktion im öffentlichen Dienst – z.B. Hofrat, Bundesminister ), Berufstitel (werden dem Träger für besondere Leistungen verliehen – z.B. Professor), akademischer Titel (erhält man mit dem Studienabschluss – z.B Magister).
„Bachelor“, „Master“ und „MBA“ führt man hinter dem Namen. (Achtung: Frau Bachelor, Herr Master oder Herr MBA sagt man nicht. Hier wird der Titel weggelassen.) Akademische Titel werden weiters immer abgekürzt und ohne nähere Bezeichnung angeführt (Dr. statt Dr. nat. techn.).
Beim Anschreiben (einer Person) gilt es diese Reihenfolge zu beachten:
Zuerst Mag. (FH), Dipl.-Ing. (FH), Mag., Dipl.-Ing. und schließlich Dr.
Für die Anrede wird immer nur der höchste Titel gewählt.
Beistrich oder Rufzeichen nach der Anrede?
Grundlegend gilt hier, dass es der freien Entscheidung unterliegt, ob man am Ende der Anrede ein Komma oder ein Rufzeichen setzt. Dennoch hat sich in den letzten Jahren das Komma mehrheitlich durchgesetzt.
Wollen Sie also ein Schreiben nach Norm gestalten, dann halten Sie sich doch gerne an die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung nach folgenden Normen:
- in Österreich: ÖNORM A 1080
- in Deutschland: DIN 5008
GROSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben, Groß- & Kleinschreibung?
Hier gilt:
GROSSBUCHSTABEN bedeutet: Ich schreie Sie an!
kleinbuchstaben bedeutet: Ich habe wenig Zeit, oder meine Wertschätzung Ihnen gegenüber ist sehr gering.
Schreiben Sie daher, wie es Ihnen (hoffentlich) in der Schule beigebracht wurde: in gewohnter Groß- & Kleinschreibung. Diese Zeite MUSS man sich beim Verfassen von Texten nehmen!
Rechtschreibfehler, Satzzeichen, Grammatik…
Lesen Sie sich ihren Text vor dem Senden noch einmal durch. Nichts ist peinlicher, als eine falsch verstandene Nachricht, nur weil ein Beistrich an der falschen Stelle gesetzt oder gar weggelassen wurde. Hier ein paar Beispiele:
- Komm wir essen, Opa! oder Komm wir essen Opa!
- Er will sie nicht. oder Er will, sie nicht.
- Zwei Erwachsene essen, ein Kind gratis. oder Zwei Erwachsene essen ein Kind gratis.
- Nicht, aufhören! oder Nicht aufhören!
Selbstverständlich gäbe es noch mehr Beispiele. Sie erkennen aber schnell, dass jeder Satz eine andere Bedeutung hat.
„das“ oder „dass“
sind auch Klassiker der Missverständnisse. Achten Sie auch hier, dass die Schreibweise dem entsprechenden Gebrauch entspricht:
„DAS“ ist entweder
- ein bestimmter Artikel (kann z.B. durch „Ein“ ersetzt werden) Das Auto ist neu. – Ein Auto ist neu.
- Relativpronomen Das Auto, das ich meine, ist neu.
- Demonstrativpronomen Das ist nicht dein Ernst.
„DASS“ (früher „daß“) ist eine Konjunktion, die eben nicht ersetzt werden kann:
- Dass das Auto neu ist, dachte ich mir. oder Ich dachte mir, dass das Auto neu ist.
Bitte achten Sie auch auf die richtigen Fälle. Die Verwechslung von Dativ (3. Fall) und Akkusativ (4. Fall) hat schon so manche Stilblüte hervorgebracht.
Wenn Sie also gerne mit einem lachenden und einem weinenden Auge den Tag beschließen möchten, dann lesen Sie sich doch hin und wieder auf Facebook diverse Kommentare zum Tagesgeschehen durch. Sie werden schnell merken, dass auch hier Groß- und Kleinschreibung, Grammatik, „das“ und dass“, etc… so manch erhitztes Gemüt lächerlich erscheinen lassen, vor allem, wenn vereinzelt auch noch notwendige dritte Fälle durch den falsch eingesetzten Akkusativ getötet wurden.
Absätze – Ein Stilelement zur leichteren Lesbarkeit
Der Mut zur Lücke wird oft untergraben und lässt somit seinem Leser wenig bis gar keine Möglichkeiten das gelesene zu verarbeiten.
Also: Machen Sie Absätze und gliedern Sie damit Ihren Text in verschiedene Bausteine.
Die E-Mail Signatur
ist ein Indiz dafür, dass es Sie wirklich geben soll und beinhaltet alle notwendigen Kontaktdaten. Abgesehen davon, dass man auch eine E-Mail-Adresse mit seinem Klarnamen haben sollte, könnte man aus z.B. „schnabeltier235@hotnail.com“ alleine sicher nicht ableiten, um wenn es sich beim Absender handelt.
Also legen Sie sich – eine Firmenadresse wird mit Sicherheit ihren Namen beinhalten – auch eine private E-Mail-Adresse mit Ihrem Klarnamen an. Sie wirken dadurch seriöser und verlässlicher beim Empfänger.
Im E-Mail selber sollte am Ende des Textes eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten stehen. Was bei Firmenmails Standard ist, gilt eigentlich auch privat. Die Signatur ist mit dem auf Briefen verwendeten Briefkopf zu vergleichen.
Weiteres
Emojis – Emoticons
Verwenden Sie derartige Symbole ausschließlich dann, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Im Erstkontakt sind sie ein absolutes No-Go.
Ausschmückungen, Designs, etc…
Wer kennt sie nicht: Die Teilnehmenden an Seminaren, die sich alle Designfunktionen von Word, Outlook o.ä. Programmen angeeignet haben und damit auftrumpfen möchten. Hier der Ratschlag, der Ihren Kenntnissen dennoch Wertschätzung entgegenbringen soll: Lassen sie es sein!
Farben, Rahmen, Muster, Hintergrundbilder, WordArts, etc. sind fantastische Tools, die Sie aber bei Korrespondenzen abgeschaltet lassen sollen. Je weniger, desto besser!
Kettenbriefe, Warn-E-Mails, etc…
Diese E-Mails landen umgehend im Papierkorb bzw. werden sofort gelöscht!
