Business Etikette – Shortcuts, die Zeit sparen

Sowohl im Büro als auch privat sind wir oft genug auf Programme angewiesen, die aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Word, Excel, Outlook und Power Point unterstützen viele Abläufe. Dennoch gibt es viele User, die es bis heute lieber umständlicher handhaben, wenn Texte formatiert werden sollen oder bestimmte Funktionen in diesen Programmen benötigt werden.

Um Ihnen eine kleine Hilfestellung für eine potentiell flottere Verwendung dieser Programme zu geben, habe ich hier eine Zusammenstellung der wichtigsten Tastaturkürzel (= „Shortcuts“) für diese Programme. Ebenso habe ich am Ende eine angenehme Methode zur schnelleren Textersetzung angehängt, die Ihnen geläufige Floskeln bzw. Standardformulierungen mit nur wenigen Tastendrücken in Ihr Dokument einfügen.

nur in Office

Word

Excel

Power Point

Outlook

Textersetzungen bzw. Autokorrektur

auf Systemebene

Windows

Auf Windows können Sie Textkürzel über die integrierte Funktion für Textvorschläge einrichten, allerdings bietet Windows nicht direkt eine Autokorrektur auf Systemebene. Eine beliebte Methode ist die Verwendung von Drittanbieter-Software wie PhraseExpress:

1. PhraseExpress herunterladen und installieren**: Besuchen Sie https://www.phraseexpress.com und laden Sie die Software herunter.
2. PhraseExpress öffnen.
3. Neue Phrase hinzufügen:
   – Klicken Sie auf „New Phrase“.
   – Geben Sie im Feld „Phrase Content“ den Text ein, der eingefügt werden soll, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.
   – Im Feld „Phrase Shortcut“ geben Sie das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
4. Phrase speichern: Klicken Sie auf „OK“, um die Phrase zu speichern.

Nun wird jedes Mal, wenn Sie „MfG“ eingeben, dieses durch „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzt, unabhängig davon, welche Anwendung Sie verwenden.

macOS

macOS bietet eine integrierte Funktion zur Textersetzung auf Systemebene. So richten Sie diese ein:

1. Systemeinstellungen öffnen
2. Klicken Sie auf „Tastatur“.
3. Gehen Sie zum Reiter „Texteingabe“.
4. Textersetzungen hinzufügen:
   – Klicken Sie auf das „+“-Zeichen, um eine neue Textersetzung hinzuzufügen.
   – Im Feld „Ersetzen“ geben Sie das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
   – Im Feld „Durch“ geben Sie den Text ein, der eingefügt werden soll, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.

Jetzt wird jedes Mal, wenn Sie „MfG“ eingeben, dies durch „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzt, egal, welche Anwendung Sie verwenden.

Anm.: Dies wiederholen Sie mit allen Kürzeln, die Sie häufig verwenden (wie z.B. „lg“ für „Liebe Grüße“, „sgf“ für Sehr geehrte Frau bzw. „sgh“ für Sehr geehrter Herr, usw…

Textersetzungen bzw. Autokorrektur

nur in MS Office

Windows

Die Schritte zur Einrichtung von Autokorrekturen sind in Microsoft Office-Anwendungen weitgehend identisch. Hier sind die Schritte für alle drei Anwendungen:

1. Öffnen Sie die Anwendung (Word, Excel oder PowerPoint).
2. Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen linken Ecke.
3. Wählen Sie „Optionen“ aus dem Menü (dies öffnet die Anwendungsoptionen).
4. Gehen Sie zu „Dokumentprüfung“ oder „Erweitert“ im linken Menü.
5. Klicken Sie auf „Autokorrekturoptionen“.
6. Im Tab „Autokorrektur“ finden Sie die Felder „Ersetzen“ und „Durch“.
   • Geben Sie im Feld „Ersetzen“ das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
   • Geben Sie im Feld „Durch“ den vollständigen Text ein, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.
7. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, und dann auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Wiederholen Sie die Schritte für jede Office-Anwendung (Word, Excel und PowerPoint).

macOS

Für macOS empfiehlt sich die o.a. Version auf Systemebene.