Business Etikette – Shortcuts, die Zeit sparen

Sowohl im Büro als auch privat sind wir oft genug auf Programme angewiesen, die aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Um Ihnen eine kleine Hilfestellung für eine potentiell flottere Verwendung von Word, Excel, Outlook und Power Point zu geben, habe ich hier eine Zusammenstellung der wichtigsten Shortcuts.

Veröffentlicht am 21. Juli 2024

Lesezeit ca. 9 Minuten

Sowohl im Büro als auch privat sind wir oft genug auf Programme angewiesen, die aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Word, Excel, Outlook und Power Point unterstützen viele Abläufe. Dennoch gibt es viele User, die es bis heute lieber umständlicher handhaben, wenn Texte formatiert werden sollen oder bestimmte Funktionen in diesen Programmen benötigt werden.

Um Ihnen eine kleine Hilfestellung für eine potentiell flottere Verwendung dieser Programme zu geben, habe ich hier eine Zusammenstellung der wichtigsten Tastaturkürzel (= „Shortcuts“) für diese Programme. Ebenso habe ich am Ende eine angenehme Methode zur schnelleren Textersetzung angehängt, die Ihnen geläufige Floskeln bzw. Standardformulierungen mit nur wenigen Tastendrücken in Ihr Dokument einfügen.

auf System-ebene

nur in Office

Word

Funktion Windows Mac
Neues Dokument Ctrl + N ⌘ + N
Dokument öffnen Ctrl + O ⌘ + O
Dokument speichern Ctrl + S ⌘ + S
Dokument drucken Ctrl + P ⌘ + P
Rückgängig Ctrl + Z ⌘ + Z
Wiederholen Ctrl + Y ⌘ + Y
Ausschneiden Ctrl + X ⌘ + X
Kopieren Ctrl + C ⌘ + C
Einfügen Ctrl + V ⌘ + V
Alles auswählen Ctrl + A ⌘ + A
Suchen Ctrl + F ⌘ + F
Ersetzen Ctrl + H ⌘ + H
Fett Ctrl + B ⌘ + B
Kursiv Ctrl + I ⌘ + I
Unterstrichen Ctrl + U ⌘ + U
Durchgestrichen Alt + H, 4 ⌘ + Shift + X
Hochgestellt Ctrl + Shift + + ⌘ + Shift + Plus (+)
Tiefgestellt Ctrl + = ⌘ + =
Zentrieren Ctrl + E ⌘ + E
Linksbündig Ctrl + L ⌘ + L
Rechtsbündig Ctrl + R ⌘ + R
Blocksatz Ctrl + J ⌘ + J
Einzug vergrößern Ctrl + M ⌘ + ]
Einzug verkleinern Ctrl + Shift + M ⌘ + [
Zum Dokumentanfang Ctrl + Home ⌘ + Home
Zum Dokumentende Ctrl + End ⌘ + End
Eine Seite nach oben Ctrl + Page Up ⌘ + Page Up
Eine Seite nach unten Ctrl + Page Down ⌘ + Page Down
Seitenumbruch Ctrl + Enter ⌘ + Enter
Absatzumbruch Shift + Enter Shift + Enter
Geschütztes Leerzeichen Ctrl + Shift + Space ⌥ + Space
Geschützter Trennstrich Ctrl + Shift + Hyphen (-) ⌘ + Shift + Hyphen (-)
Vollbild-Leseansicht Alt + W, F ⌘ + ⌥ + L
Entwurfsansicht Alt + W, E ⌘ + ⌥ + N
Gliederungsansicht Alt + W, U ⌘ + ⌥ + O
Seitenlayoutansicht Alt + W, P ⌘ + ⌥ + P
Fußnote einfügen Alt + Ctrl + F ⌘ + ⌥ + F
Endnote einfügen Alt + Ctrl + D ⌘ + ⌥ + E
Hyperlink einfügen Ctrl + K ⌘ + K
Datum einfügen Alt + Shift + D ⌘ + ⌥ + Shift + D
Uhrzeit einfügen Alt + Shift + T ⌘ + ⌥ + Shift + T
Hilfe anzeigen F1 ⌘ + Shift + /

Excel

Funktion Windows Mac
Neues Dokument Ctrl + N ⌘ + N
Dokument öffnen Ctrl + O ⌘ + O
Dokument speichern Ctrl + S ⌘ + S
Dokument drucken Ctrl + P ⌘ + P
Rückgängig Ctrl + Z ⌘ + Z
Wiederholen Ctrl + Y ⌘ + Y
Ausschneiden Ctrl + X ⌘ + X
Kopieren Ctrl + C ⌘ + C
Einfügen Ctrl + V ⌘ + V
Alles auswählen Ctrl + A ⌘ + A
Suchen Ctrl + F ⌘ + F
Ersetzen Ctrl + H ⌘ + H
Fett Ctrl + B ⌘ + B
Kursiv Ctrl + I ⌘ + I
Unterstrichen Ctrl + U ⌘ + U
Durchgestrichen Ctrl + 5 ⌘ + Shift + X
Rahmen hinzufügen Ctrl + Shift + & ⌘ + Option + 0
Rahmen entfernen Ctrl + Shift + _ ⌘ + Option + –
AutoSumme Alt + = ⌘ + Shift + T
Aktive Zelle bearbeiten F2 Ctrl + U
Neuen Kommentar einfügen Shift + F2 ⌘ + Shift + K
Nächstes Arbeitsblatt Ctrl + Page Down Option + Right Arrow
Vorheriges Arbeitsblatt Ctrl + Page Up Option + Left Arrow
Spalte einfügen Ctrl + Shift + + ⌘ + Shift + =
Zeile einfügen Ctrl + Shift + + ⌘ + Shift + =
Spalte löschen Ctrl + – ⌘ + –
Zeile löschen Ctrl + – ⌘ + –
Zellenformat Ctrl + 1 ⌘ + 1
Datum einfügen Ctrl + ; ⌘ + ;
Uhrzeit einfügen Ctrl + Shift + : ⌘ + Option + :
Vollbildmodus F11 ⌘ + Ctrl + F

Power Point

Funktion Windows Mac
Neue Präsentation Ctrl + N ⌘ + N
Präsentation öffnen Ctrl + O ⌘ + O
Präsentation speichern Ctrl + S ⌘ + S
Präsentation drucken Ctrl + P ⌘ + P
Rückgängig Ctrl + Z ⌘ + Z
Wiederholen Ctrl + Y ⌘ + Y
Ausschneiden Ctrl + X ⌘ + X
Kopieren Ctrl + C ⌘ + C
Einfügen Ctrl + V ⌘ + V
Alles auswählen Ctrl + A ⌘ + A
Suchen Ctrl + F ⌘ + F
Ersetzen Ctrl + H ⌘ + Shift + H
Nächste Folie Page Down Fn + Down Arrow
Vorherige Folie Page Up Fn + Up Arrow
Neue Folie einfügen Ctrl + M ⌘ + Shift + N
Folie duplizieren Ctrl + D ⌘ + D
Folie löschen Delete ⌘ + Delete
Präsentation starten F5 ⌘ + Shift + Return
Präsentation beenden Esc Esc
Notizen anzeigen Ctrl + Shift + H ⌘ + Option + P
Fett Ctrl + B ⌘ + B
Kursiv Ctrl + I ⌘ + I
Unterstrichen Ctrl + U ⌘ + U
Zentrieren Ctrl + E ⌘ + E
Linksbündig Ctrl + L ⌘ + L
Rechtsbündig Ctrl + R ⌘ + R
Einzug vergrößern Tab Tab
Einzug verkleinern Shift + Tab Shift + Tab
Gruppieren Ctrl + G ⌘ + Option + G
Gruppierung aufheben Ctrl + Shift + G ⌘ + Option + Shift + G
Objekt duplizieren Ctrl + D ⌘ + D
Objekt löschen Delete Delete
Ausgewähltes Objekt verschieben Arrow Keys Arrow Keys
Objekt vergrößern/verkleinern Ctrl + Arrow Keys ⌘ + Arrow Keys
Vollbildmodus F11 ⌘ + Ctrl + F

Outlook

Funktion Windows Mac
Neue E-Mail Ctrl + N ⌘ + N
E-Mail senden Alt + S ⌘ + Enter
Antworten Ctrl + R ⌘ + R
Allen antworten Ctrl + Shift + R ⌘ + Shift + R
Weiterleiten Ctrl + F ⌘ + J
Nachricht suchen Ctrl + E ⌘ + Option + F
Neue Aufgabe Ctrl + Shift + K ⌘ + Shift + K
Neue Besprechung Ctrl + Shift + Q ⌘ + Shift + Q
Kalender öffnen Ctrl + 2 ⌘ + 2
Kontakte öffnen Ctrl + 3 ⌘ + 3
Aufgaben öffnen Ctrl + 4 ⌘ + 4
Gelesen/Ungelesen markieren Ctrl + U ⌘ + T
E-Mail löschen Delete ⌘ + Delete
E-Mail archivieren Ctrl + E ⌘ + E
Rückgängig Ctrl + Z ⌘ + Z
Kopieren Ctrl + C ⌘ + C
Ausschneiden Ctrl + X ⌘ + X
Einfügen Ctrl + V ⌘ + V
Alles auswählen Ctrl + A ⌘ + A
Rechtschreibung prüfen F7 ⌘ + Shift + :
Formatierungsleiste ein-/ausblenden Ctrl + Shift + E ⌘ + Option + T
Kalenderansicht ändern Alt + 1-6 ⌘ + 1-6
E-Mail als Spam markieren Ctrl + Alt + J ⌘ + Option + J
Lesebereich ein-/ausblenden Alt + F1 ⌘ + Option + \

Textersetzungen bzw. Autokorrektur

auf Systemebene

Für die Einrichtung von Textersetzungen oder Autokorrekturen auf Systemebene, also für alle Anwendungen unter Windows und macOS, können Sie die folgenden Anleitungen verwenden:


Windows

Auf Windows können Sie Textkürzel über die integrierte Funktion für Textvorschläge einrichten, allerdings bietet Windows nicht direkt eine Autokorrektur auf Systemebene. Eine beliebte Methode ist die Verwendung von Drittanbieter-Software wie PhraseExpress:

  1. PhraseExpress herunterladen und installieren**: Besuchen Sie https://www.phraseexpress.com und laden Sie die Software herunter.
  2. PhraseExpress öffnen.
  3. Neue Phrase hinzufügen:
    – Klicken Sie auf „New Phrase“.
    – Geben Sie im Feld „Phrase Content“ den Text ein, der eingefügt werden soll, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.
    – Im Feld „Phrase Shortcut“ geben Sie das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
  4. Phrase speichern: Klicken Sie auf „OK“, um die Phrase zu speichern.

Nun wird jedes Mal, wenn Sie „MfG“ eingeben, dieses durch „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzt, unabhängig davon, welche Anwendung Sie verwenden.


macOS

macOS bietet eine integrierte Funktion zur Textersetzung auf Systemebene. So richten Sie diese ein:

  1. Systemeinstellungen öffnen
  2. Klicken Sie auf „Tastatur“.
  3. Gehen Sie zum Reiter „Texteingabe“.
  4. Textersetzungen hinzufügen:
    – Klicken Sie auf das „+“-Zeichen, um eine neue Textersetzung hinzuzufügen.
    – Im Feld „Ersetzen“ geben Sie das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
    – Im Feld „Durch“ geben Sie den Text ein, der eingefügt werden soll, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.

Jetzt wird jedes Mal, wenn Sie „MfG“ eingeben, dies durch „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzt, egal, welche Anwendung Sie verwenden.


Anm.: Dies wiederholen Sie mit allen Kürzeln, die Sie häufig verwenden (wie z.B. „lg“ für „Liebe Grüße“, „sgf“ für Sehr geehrte Frau bzw. „sgh“ für Sehr geehrter Herr, usw…

Textersetzungen bzw. Autokorrektur

nur in MS Office

Windows

Die Schritte zur Einrichtung von Autokorrekturen sind in Microsoft Office-Anwendungen weitgehend identisch. Hier sind die Schritte für alle drei Anwendungen:

  1. Öffnen Sie die Anwendung (Word, Excel oder PowerPoint).
  2. Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen linken Ecke.
  3. Wählen Sie „Optionen“ aus dem Menü (dies öffnet die Anwendungsoptionen).
  4. Gehen Sie zu „Dokumentprüfung“ oder „Erweitert“ im linken Menü.
  5. Klicken Sie auf „Autokorrekturoptionen“.
  6. Im Tab „Autokorrektur“ finden Sie die Felder „Ersetzen“ und „Durch“.
    • Geben Sie im Feld „Ersetzen“ das Kürzel ein, z.B. „MfG“.
    • Geben Sie im Feld „Durch“ den vollständigen Text ein, z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.
  7. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, und dann auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

Wiederholen Sie die Schritte für jede Office-Anwendung (Word, Excel und PowerPoint).


macOS

Für macOS empfiehlt sich die o.a. Version auf Systemebene.


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